Privacyverklaring
Informatieveiligheid en privacy op school
Wie zijn wij?
GO! basisschool Ter Elzen is een school, gevestigd in Schoolstraat 19 te Wijtschate, Heuvelland. Verder in deze tekst wordt naar onze school verwezen met de persoonlijk voornaamwoorden ‘wij’ of ‘ons’. Wij vallen onder de bevoegdheid van GO! scholengroep Inspira, gevestigd in Kaaskerkestraat 22 bus 2 te Diksmuide.
Wij maken deel uit van het GO! Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap. Dit is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij decreet van 14 juli 1998. Het GO! is gevestigd in de Willebroekkaai 36 te 1000 Brussel en heeft ondernemingsnummer 0850.036.635. Verder in deze tekst wordt naar het GO! verwezen met de persoonlijk voornaamwoorden ‘wij’ of ‘ons’.
Als u vragen hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met ons aanspreekpunt informatieveiligheid door uw vragen te mailen naar info@bsterelzen.be (school) of privacy@inspirascholen.be (scholengroep).
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dat is dus niet beperkt tot de identificatoren als naam, voornaam, telefoonnummer en andere gegevens aan de hand waarvan men op unieke wijze kan geïdentificeerd worden, maar omvat ook alle informatie over geïdentificeerde of identificeerbare personen.
Wanneer verwerken we persoonsgegevens?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. Wij verwerken de gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens die we door derden laten verwerken.
Welke gegevens verwerken wij en waarom doen wij dat?
We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in het Bijzonder decreet betreffende het gemeenschapsonderwijs van 14 juli 1998. In bepaalde gevallen legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op. Een overzicht van alle onderwijsregelgeving vindt u terug op http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/. Voor andere verwerkingen zullen wij om uw toestemming vragen, tenzij de verwerking noodzakelijk is om uitvoering te geven aan een overeenkomst die u met ons heeft afgesloten.
Welke gegevens we verwerken is afhankelijk van de relatie die we met u hebben. In de meeste gevallen is dat de relatie leerling/onderwijsverstrekker of werkgever/werknemer. Concreet verwerken wij, afhankelijk van uw hoedanigheid mogelijk de volgende persoonsgegevens op basis van de volgende redenen:
U bent een leerling of diens ouder:
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig om een leerlingenbestand aan te leggen ten behoeve van de organisatie van het onderwijs, het registreren van de studievooruitgang, bijhouden toets- en examenresultaten en deliberaties, het berekenen, factureren en innen van verschuldigde bedragen, communicatie met leerlingen en ouders en het behandelen van geschillen.
Daarenboven hebben wij uw gegevens nodig voor het begeleiden van leerlingen in hun cognitieve fysieke en psychische ontwikkeling en bij hun beroepskeuze.
Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, leerloopbaangegevens, en/of medische gegevens.U bent werknemer:
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de administratie van salarissen, en vergoedingen, de toepassing van de sociale wetgeving, evaluatie en opvolging en de planning van opleiding en loopbaan.
Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.U bent sollicitant:
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor aanwerving en selectie.
Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.U bent (medewerker van een) leverancier: nodig voor de opvolging van het contract met uw werkgever, het voldoen aan de fiscale en sociale verplichtingen, behandelen arbeidsongevallen. Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële en fiscale gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.
U bent bestuurder: wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de administratie van vergoedingen, de toepassing van de onderwijskundige en organieke regelgeving en opvolging en de planning van onze bestuursorganen.
Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.U bevindt zich in een zakenrechtelijke relatie met het GO!: wij hebben uw persoonsgegevens nodig in het kader van zakenrechtelijke, contractuele en notariële wetgeving.
Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens en financiële gegevens.U bent ingeschreven voor een studiedag of ander door ons georganiseerd evenement: wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de organisatie van het evenement waaraan u deelneemt.
Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens en financiële gegevens.U bent een bezoeker van onze website: deze website is een Google Site, zie daarom het cookiebeleid van Google Sites.
Wij verwerken je persoonsgegevens van zodra je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Wij verwerken diverse soorten persoonsgegevens.
GO! scholengroep Inspira verwerkt en verzamelt de volgende categorieën van persoonsgegevens:
persoonlijke identificatiegegevens (o.a. naam, adres, …);
persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, nationaliteit, moedertaal);
rijksregisternummer;
stamboeknummer;
gezinssamenstelling (o.a. naam van de moeder en vader, bijzonderheden betreffende het huwelijk of verbintenissen, echtscheidingen, scheidingen, namen van de partners, namen en geboortedata van broers en zussen, kinderen);
levensbeschouwelijke overtuiging;
financiële bijzonderheden (bankrekeningnummer, schoolkosten, overzicht en opvolging van betalingen, btw-nummers, betalingsmodaliteiten, …);
studievoortgang en begeleiding (schoolloopbaan, toets- en examenresultaten, beoordeling van de vooruitgang die in de studies worden gemaakt);
gezondheidsgegevens (bv. inzake lichamelijke gezondheid: epilepsie, gebruik medicatie);
aanwezigheden (de registratie van af- en aanwezigheden);
problematische afwezigheden;
orde- en tuchtmaatregelen;
beeldmateriaal;
eventueel biometrische identificatiegegevens: bv. vingerafdruk;
gegevens betreffende de kennis, prestaties, vaardigheden.
De onderwijsinstelling verwerkt op jouw verzoek en mits uitdrukkelijke toestemming ook medische gegevens die nodig zijn om in noodsituaties correct te kunnen reageren.
Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen, bijvoorbeeld bij inschrijving van één van onze instellingen.
Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven hierbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn.
Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?
Voor bepaalde specifieke dienstverlening doen wij een beroep op derden, die in het kader van die dienstverlening bepaalde persoonsgegevens verwerken. Dit gebeurt steeds in het kader van een verwerkersovereenkomst waarin wij eisen dat zij uw persoonsgegevens verwerken op een wijze die strookt met de algemene verordening gegevensbescherming. Zo werken wij o.a. samen met Smartschool, WISA, … Wij respecteren uw privacy en zullen nooit uw persoonsgegevens verkopen of verhuren aan derden.
Daarenboven zijn we soms wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Zo worden decretaal bepaalde leerlingengegevens overgemaakt aan het Vlaams Agentschap voor onderwijsdiensten. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
Wij zorgen ervoor dat deze overdrachten stroken met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Het gebruik van logins en wachtwoorden of toegangscodes voor leerlingvolgsystemen, administratieve pakketten, educatieve leermiddelen en interne tools, zoals bv. Smartschool, WISA, Easynet vallen onder jouw verantwoordelijkheid als eindgebruiker. Hierbij verbind je ertoe om het vertrouwelijk karakter ervan zorgvuldig te bewaren. Wij raden aan waar mogelijk, gebruik te maken van dubbele authenticatie en om regelmatig je wachtwoord(en) te wijzigen. Ons aanspreekpunt informatieveiligheid en privacy sensibiliseert de scholen over deze beveiligingsmaatregelen en ondersteunt waar mogelijk.
Wat zijn uw rechten?
U kunt zich te allen tijde op de volgende rechten beroepen:
recht op inzage : u mag vragen welke gegevens van jou verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom wij deze persoonsgegevens nodig hebben of gebruiken en hoe lang ze bewaard worden;
recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) noodzakelijk zijn permanent en volledig verwijderd worden;
recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;
recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een instelling, dan faciliteren wij dat (in de mate van het mogelijke);
recht om uw toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.
Als u de voorafgaande rechten wenst uit te oefenen, als u andere vragen heeft in verband met uw privacy, of als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken kan u hiervoor terecht bij de directeur van uw school, of op het e-mailadres privacy@inspirascholen.be (voor de Scholengroep) of bij de centrale diensten van het GO! op het e-mail adres dpo@g-o.be. Indien bij dergelijke vraag twijfels kunnen bestaan over uw identiteit zullen wij u verzoeken om een identiteitsbewijs, zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
GO! scholengroep Inspira zal steeds jouw vraag onderzoeken. Het zal niet altijd mogelijk zijn hierop in te gaan. Als je ons verzoekt om jouw gegevens te wissen, zullen wij nagaan of dit mogelijk is.
Bij deze afweging houden wij ons aan de wettelijke verplichtingen. We zullen je steeds duidelijk schriftelijk (elektronisch) informeren, uiterlijk binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit kan de termijn van antwoorden verlengd worden, maar ook hierover zullen we je informeren. Het verstrekken van de informatie of communicatie is in principe kosteloos tenzij de verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.
Indien je het niet eens bent met ons antwoord op jouw verzoek, heb je altijd het recht om schriftelijk een klacht in te dienen bij de Belgische Privacy commissie: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, email: contact@apd-gba.be
Beveiligingsincident of gegevenslek
Indien je een vermoeden hebt van een beveiligingsincident of gegevenslek dan moet je dit onmiddellijk melden aan de directeur van jouw onderwijsinstelling of rechtstreeks aan het aanspreekpunt informatieveiligheid en privacy.
Een beveiligingsincident is elke ongewenste en/of onverwachte gebeurtenis met een betekenisvolle of mogelijke impact op de informatieveiligheid (beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid en onweerlegbaarheid van informatie en -systemen).
Een gegevenslek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens gecompromitteerd werden (ongeoorloofde inzage, publicatie, verlies, vernietiging, wijziging).
Het aanspreekpunt informatieveiligheid en privacy zal de nodige informatie verzamelen en enkele stappen ondernemen om dit te melden de data protection officer (DPO) van GO! Centraal.
Gebruik van cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone.
Deze website is een Google Site, alle info over welke cookies wij gebruiken kan u vinden in het uitgebreid cookiebeleid van Google Sites.
Wijzigings- en aanpassingsbeleid
GO! Scholengroep Inspira behoudt steeds het recht om het beleid en deze privacyverklaring te wijzigen. Gelieve daarom zelf regelmatig de laatste versie van dit document te raadplegen.
Deze privacyverklaring werd het laatste gewijzigd en herzien op 24 oktober 2022.
Praktische informatie
Contactgegevens GO! basisschool Ter Elzen
Schoolstraat 19
8953 Wijtschate
Tel. 057 44 50 50
Contactgegevens GO! Scholengroep Inspira
Kaaskerkestraat 22 bus 2
8600 Diksmuide
Tel. 051 50 50 50
Algemeen directeur GO! Scholengroep Inspira:
Véronique De Merlier
Aanspreekpunt informatieveiligheid GO! Scholengroep Inspira:
Shana Blake
Aanspreekpunt informatieveiligheid van de onderwijsinstelling:
Directeur GO! basisschool Ter Elzen, Pierre Bailly